Guías públicas paso a paso
Documentación abierta para comercios y usuarios finales. Aquí encontrarás cómo conectar tu WhatsApp mediante Embedded Signup, gestionar plantillas, entender la ventana de atención y resolver los problemas más comunes.
Conectar tu WhatsApp (Embedded Signup)
Requisitos, permisos y el flujo oficial de Meta, paso a paso.
Leer guía → PlantillasGestión de plantillas de mensaje
Categorías, variables, estados de aprobación y buenas prácticas.
Leer guía → Reglas de MetaVentana de atención de 24 horas
Cuándo puedes escribir libremente y cuándo necesitas una plantilla.
Leer guía → CatálogoCatálogo inteligente e inventario
Sincronización, ocultado de agotados y tarifas por zona.
Leer guía → SoporteProblemas comunes y calidad del número
Diagnóstico rápido de los incidentes más frecuentes.
Leer guía → PrivacidadDatos personales y eliminación
Cómo ejercer tus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012.
Leer guía →Conectar tu WhatsApp mediante Embedded Signup
Antes de empezar, ten a mano:
- Acceso de administrador a tu Meta Business Portfolio (idealmente verificada).
- El número de WhatsApp del negocio, con acceso al teléfono o SMS para la verificación.
- Saber si el número está conectado a otra plataforma: si lo está, debe desvincularse primero.
- Inicia la conexión desde el panel de OPTIMA
En tu panel, entra a la sección de conexión y selecciona “Conectar WhatsApp”. Se abrirá la ventana oficial de Embedded Signup de Meta.
- Inicia sesión con Facebook
Usa el perfil con rol de administrador en tu Meta Business Portfolio. Si no tienes cartera, el propio flujo te permite crearla.
- Selecciona o crea tu cartera de negocios
Recomendamos una cartera por marca. Verificar el negocio en Meta aumenta los límites de mensajería y da confianza a tus clientes.
- Autoriza los permisos solicitados
OPTIMA solicita únicamente los permisos necesarios para operar tu mensajería (messaging y management). Detalle completo en Integraciones → Permisos.
- Registra el número de WhatsApp
Elige el número del negocio y confirma por SMS o llamada. Si estaba en otro proveedor, desvincúlalo antes de continuar.
- Espera la activación y envía una prueba
El número queda en estado registrado. Envía un mensaje de prueba desde tu celular y revísalo en la bandeja de OPTIMA.
Errores frecuentes en este paso: número ya registrado en otra plataforma (desvincular primero), perfil de Facebook sin rol de administrador, o cartera pendiente de verificación. Si algo falla, soporte técnico acompaña la conexión.
Gestión de plantillas de mensaje
Una plantilla es un mensaje pre-aprobado que permite iniciar conversaciones fuera de la ventana de 24 horas. Las aprueba Meta, no OPTIMA: por eso seguimos sus reglas de contenido.
| Categoría | Uso típico | Ejemplo |
|---|---|---|
| Utility | Confirmaciones, transacciones y gestiones solicitadas | “Tu pedido #4829 fue confirmado y sale a las 2:00 p. m.” |
| Marketing | Promociones y novedades a clientes con consentimiento | “Hola {{1}}, hoy tu categoría favorita tiene 20 % de descuento.” |
| Authentication | Códigos de verificación y accesos del propio negocio | “{{1}} es tu código para continuar tu gestión.” |
Estados de una plantilla
- En revisión: Meta está evaluando el contenido (normalmente minutos u horas).
- Aprobada: lista para usarse dentro de los límites del número.
- Rechazada: Meta indica la categoría o motivo; se edita y se vuelve a enviar.
Buenas prácticas para no ser rechazado
- Escribe contenido coherente con la categoría elegida; no disfices marketing de utilidad.
- Usa variables claras ({{nombre}}) y evita mayúsculas sostenidas, emojis excesivos o promesas engañosas.
- Envía solo a contactos con consentimiento (opt-in) y ofrece siempre la opción de darse de baja.
- Mantén buena calidad de número: los rechazos y bloqueos de usuarios bajan la calificación.
La ventana de atención de 24 horas
Cuando un usuario te escribe, se abre una ventana de 24 horas en la que el comercio puede responder con mensajes libres (texto, audio, fotos, catálogo). Si la ventana vence, solo pueden enviarse plantillas aprobadas.
Regla práctica: responde siempre dentro de la ventana. OPTIMA alerta a tu equipo cuando un chat está a punto de vencer para que no pierdas la posibilidad de conversar libremente.
- Dentro de la ventana: “¿A qué dirección enviamos tu pedido?” — mensaje libre, sin aprobación.
- Fuera de la ventana: “Hola {{1}}, tu cotización sigue vigente hasta mañana. ¿Deseas continuar?” — requiere plantilla aprobada.
Esto no es una política de OPTIMA sino de la WhatsApp Business Platform; cumplirla protege la calidad de tu número y evita bloqueos.
Catálogo inteligente e inventario
El catálogo de OPTIMA se alimenta de tu inventario y aplica las reglas de tu operación:
- Sincronización en tiempo real: los productos agotados se ocultan en milisegundos; nadie puede prometerlos por error.
- Búsqueda instantánea: desde 500 hasta 3,000+ referencias, con fotos y precios siempre visibles para el agente.
- Tarifas por zona: el cotizador distingue entregas urbanas y periféricas según tu matriz de barrios.
- Sustitutos inteligentes: ante un agotado, el agente propone alternativas disponibles en lugar de perder la venta.
Problemas comunes y calidad del número
| Síntoma | Causa más probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| No llegan mensajes entrantes | Webhook desconectado o número recién movido | Verificar estado de conexión en el panel; si persiste, abrir ticket P2 |
| Plantilla rechazada | Contenido fuera de categoría o política | Revisar el motivo de Meta, editar y reenviar P3 |
| Entregas degradadas | Baja calificación del número | Revisar respuestas de usuarios, opt-out y frecuencia de envíos P1–P2 |
| No puedo registrar mi número | Registrado en otra plataforma o perfil sin permisos | Desvincular del proveedor anterior y repetir Embedded Signup con perfil admin P3 |
| Errores en el catálogo | Inventario fuente desactualizado | Revisar la fuente de datos (hoja o sistema) y forzar sincronización P3 |
¿Tu caso no está aquí? Consulta los canales oficiales y el SLA en la página de contacto y soporte.
Datos personales: tus derechos y la eliminación
Si un usuario final quiere saber qué datos tratamos o eliminarlos, no necesita intermediarios:
- Consulta las políticas públicas
Qué datos recibimos desde las APIs de Meta y con qué finalidades: Política de Privacidad y Tratamiento de Datos (Ley 1581).
- Solicita la eliminación por el canal oficial
Formulario público en la página de Eliminación de Datos o correo a nuestro equipo de datos.
- Recibe la confirmación
La supresión se procesa y confirma por correo conforme a los tiempos publicados en esa página.
Nuestro equipo de soporte responde con SLA publicado
Los canales oficiales de atención, el horario y los tiempos de respuesta están publicados y verificados.