Política de Tratamiento de Datos Personales

01.Identificación del Responsable del Tratamiento

GRUPO 24/7 S.A.S — sociedad por acciones simplificada, con domicilio en la República de Colombia, identificada con NIT 901.XXX.XXX-X, desarrolladora y operadora de la plataforma OPTIMA Omnicanal.

• Canal de atención de datos personales: datos@optimaomnicanal.com
• Soporte general: soporte@optimaomnicanal.com — canales oficiales

02.Marco normativo y ámbito de aplicación

Esta política aplica a todos los datos personales recolectados y tratados por GRUPO 24/7 S.A.S a través de su sitio web, sus formularios y la operación de la plataforma OPTIMA Omnicanal en Colombia, y se rige por la Ley 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales), el Decreto 1377 de 2013 y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando OPTIMA trata datos de usuarios finales por instrucción de un comercio cliente, actúa como encargado del tratamiento; en ese caso el comercio es el responsable y esta política se complementa con la suya.

03.Finalidades del tratamiento

GRUPO 24/7 S.A.S recolecta, almacena, usa y circula datos personales para las siguientes finalidades:

• Gestionar la relación comercial con clientes B2B: cotizaciones, contratos, implementación, soporte y facturación electrónica.
• Atender solicitudes, consultas, reclamos y peticiones de datos personales.
• Enviar información comercial sobre OPTIMA únicamente cuando exista autorización previa del titular, con opción de baja en cada comunicación.
• Operar la plataforma por instrucción de los comercios clientes respecto de los datos de sus usuarios finales (mensajería, catálogo, órdenes y soporte).
• Cumplir obligaciones legales, fiscales y de control, y prevenir fraude o uso indebido de la plataforma.
• Garantizar la seguridad de la información y de los canales oficiales de atención.

04.Datos que recolectamos

• Clientes y contactos B2B: nombre, cargo, empresa, correo, teléfono/WhatsApp, información fiscal y de facturación.
• Visitantes del sitio web: datos que se suministran voluntariamente en los formularios (identificación, contacto y contenido del mensaje).
• Usuarios finales de los comercios (como encargados): identificador de WhatsApp, nombre de perfil, contenido de los mensajes enviados al comercio y metadatos de la conversación, conforme a la Política de Privacidad (Datos de la Plataforma Meta).

No recolectamos datos sensibles ni categorías especiales salvo que el titular los suministre voluntariamente en sus mensajes, en cuyo caso se tratan con la máxima restricción.

05.Autorización del titular

El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas por la ley (datos de naturaleza pública, cumplimiento de obligaciones legales, legítimos intereses constitucionales, entre otras). La autorización se otorga mediante las casillas de aceptación de los formularios, los contratos comerciales y los conductos previstos en la ley.

06.Derechos del titular (artículo 8, Ley 1581 de 2012)

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

07.Deberes del Responsable (artículo 17, Ley 1581 de 2012)

Entre otros deberes legales, GRUPO 24/7 S.A.S: garantiza al titular el ejercicio efectivo de los derechos de habeas data; conserva copia de la autorización; informa debidamente; actualiza y rectifica la información cuando exista error; tramita consultas y reclamos en los términos legales; adopta un manual interno de políticas de privacidad; registra las bases de datos ante la autoridad cuando corresponda; y usa medidas de seguridad para evitar la alteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.

08.Procedimiento para ejercer derechos: consultas y reclamos

Las solicitudes se presentan por el canal datos@optimaomnicanal.com o por los canales de contacto oficial, e incluyen al menos: nombre completo del titular, descripción del hecho, dirección de contacto y documentos que quiera hacer valer.

• Consultas (solicitar conocer la información que reposa sobre el titular): se responden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atenderla, se informa el motivo y la consulta se resuelve dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos (actualización, rectificación, supresión o revocación): se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlos en ese término, se informa al interesado el estado y el reclamo se resuelve dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.

09.Vigencia de las bases de datos

Los datos personales se conservan mientras se mantenga la finalidad del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. La información fiscal y contable (incluida la facturación electrónica) se conserva por el término legal vigente; transcurridos estos, se eliminan o anonimizan con medios seguros.

10.Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionadas al riesgo para proteger los datos personales contra alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, registros de auditoría y capacitación del personal.

11.Transferencia internacional de datos

Las transferencias internacionales (p. ej., hacia proveedores de nube o hacia Meta Platforms, Inc.) se realizan conforme a la normativa colombiana, hacia países o destinatarios que ofrezcan niveles adecuados de protección o bajo mecanismos que garanticen dicha protección.

12.Menores de edad

El tratamiento de datos de menores de edad está prohibido, salvo aquellos datos de naturaleza pública y salvo que cumpla los requisitos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y responda al interés superior y derechos fundamentales del menor. Nuestros servicios B2B no están dirigidos a menores.

13.Vigencia de la política y modificaciones

Esta política entra en vigencia el 31 de octubre de 2026 y permanecerá publicada de forma permanente en esta página. Cualquier modificación se publicará con la nueva fecha de vigencia y se notificará por los medios razonables cuando sea exigible.